Zoom kann mehr als Meetings! Mit digitalen und hybriden Events Kunden begeistern

Die Collaboration-Software Zoom kann weit mehr: neben Team-Meetings bietet die Plattform viele Möglichkeiten, um uns mit Events im virtuellen oder hybriden Raum auf professionellem Niveau zu begeistern. (Presse-) Konferenzen und Kongresse, Town Halls, Live-Streamings von Konzerten oder interaktive Zauber-Shows sind im virtuellen Raum erlebnisreich umsetzbar. Branding von Warteräumen und Hintergrund-Settings mit oder ohne Greenscreen-Technologie sowie eine agile Bildregie durch der Anschluss mehrerer Kameras sind möglich. Screens, Präsentationen und Videos können individuell gestaltet und geteilt werden. Q&A, Chat, Breakout-Räume, Umfragen und Whiteboards tragen zur Motivation und der Förderung aktiver Interaktion aller beteiligten Personen bei.

Welche Zoom-Variante am besten geeignet ist, hängt von der Art und Weise des Events ab! Das allseits bekannte Meeting ist mit der Zoom-Lizenz BASIC kostenfrei verfügbar und für private, kurze Treffen geeignet. Planen wir ein Meeting mit einer Dauer von mehr als 40 Minuten, ist der Erwerb einer kostenpflichtigen Zoom-Lizenz PRO notwendig. Ein Vorteil der PRO-Version ist, dass sie es ermöglicht, auch das Zoom-Tool Webinar zu buchen. Dabei handelt es sich um ein zusätzlich kostenpflichtiges Add-on, mit welchem sich Vorträge, Konferenzen oder Podiumsdiskussionen mit mehreren Speakern und großem Plenum einfach umsetzen lassen.

Auch hybride Veranstaltungen, die sowohl vor einem Live-Publikum als auch online übertragen werden – und vielleicht auch Redner:innen vor Ort und in einem zugeschalteten Studio eine Bühne bieten – können via Webinar durchgeführt werden. Zusätzlich bietet es die Möglichkeit Events auf Social-Media-Plattformen wie YouTube oder Facebook zu streamen und damit die Reichweite zu erhöhen. Außerdem lassen sich Tickets verkaufen, die zur Teilnahmekontrolle oder gar zur Finanzierung der auch bei einem Zoom-Event entstehenden Kosten eingesetzt werden können.

2020 stand Zoom weltweit in der Kritik, Datenschutzrichtlinien (DSGVO) zu verletzen. Es gab Unklarheiten bei der Weitergabe von Daten, Verschlüsselung war Mangelware und durch die zufällig generierten Links, welche den Zugang zu einem Meeting erst ermöglichen, entstand das so genannte „Zoom-Bombing“ – sprich: ungebetene Gäste konnten sich einwählen und allerhand Schabernack treiben. Der US-amerikanische Konzern nahm die Kritik ernst und kümmerte sich um die Versäumnisse. Mit der Zoom-Version 5.0 wurde die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in die kostenpflichtigen Module integriert. Mittlerweile wird die Software in großen Konzernen, Schulen und öffentlichen Einrichtungen verwendet und gilt als genauso sicher wie die Konkurrenzprodukte Teams, Skype, WebEx oder Jitsi. Allerdings: Bei einer Prüfung der Bundesdatenschutzbeauftragten sind alle genannten Konferenz-Applikationen gleichermaßen durchgefallen.*

Ein vielseitiges Collaboration-Tool wie Zoom ist noch kein Garant für ein erfolgreiches Event – weder digital noch hybrid. Wird ein Corporate-Event geplant, sollten daher bei der Organisation und der Durchführung routinierte Profis am Werk sein, welche die Möglichkeiten und die Herausforderungen des jeweiligen Tools gut kennen. Ebenfalls wichtig: Ist für ein hybrides Event eine technische Grenze erreicht, die eine besondere Beleuchtung, eine Videowall oder gebrandete, virtuelle Umgebung benötigt, braucht es die Hilfe von Experten. Veranstaltungstechnik, Filmtechnik, Programmierung und Grafikdesign können schnell und flexibel integriert werden. Zahlreiche Dienstleister haben sich bereits auf die Arbeit mit Zoom spezialisiert, wodurch sich das Tool zum absoluten Spitzenreiter unter den Collaboration-Apps gemausert hat. Und: Übung macht den Meister! Denn nur durch Routine lassen sich peinliche Patzer zu vermeiden.

Doch auch mit Übung, Technik-Skills, der richtigen Ausstattung und einem tollen Look ist es am Ende nicht getan. Ein erfolgreiches Event – und hier ist es fast egal, es ob analog, digital oder hybrid durchgeführt wird – braucht Storytelling. Es muss geplant werden, strukturiert sein, Abwechslung beinhalten und den Spannungsbogen berücksichtigen. Dabei dürfen wir das Ziel, das wir mit dem Event verfolgen, nicht aus den Augen verlieren und den Inhalt verständlich und unterhaltsam aufbereiten. Und ganz wichtig: Eine abwechslungsreiche, routinierte Moderation, ein gutes Management der Q&A und ein interessiertes, aktives Publikum verleihen Events erst ihren Unterhaltungswert.

Wir bei PSM&W sind Profis im Planen und Durchführen von mitreißenden Events – egal ob digital mit Zoom-Meetings, -Webinaren oder anderen Tools, ob hybrid oder offline – wir führen eure Veranstaltung garantiert zum Erfolg. Wie wir das machen? Fragt uns, wir beraten und unterstützen.

*Der Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit empfiehlt die DSGVO-Konformität der eingesetzten Collaboration-Tools regelmäßig zu prüfen und die Teilnehmer:innen über die Nutzung ihrer Daten (auch durch Dritte) aufzuklären sowie deren Einverständnis dazu einzuholen. Weitere Informationen dazu gibt es hier.