Das To-do nach der Sommerpause

Der Weihnachtsgruß – nicht immer geliebt, aber für viele Unternehmen und Agenturen ist er eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Doch wann sollte man mit der Planung anfangen? Welche Schwierigkeiten gibt es und wo lauern die größten Zeitfresser?

„Wir wünschen frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr“ – der klassische Weihnachtsgruß. Eindeutig, einfach, verständlich … und langweilig! Der Weihnachtsgruß und seine Darreichungsformen gehen heutzutage weit über den simplen Wunsch und das Versenden bunter, bedruckter Postkarten hinaus. Kreativ, interaktiv, persönlich und spannend muss er sein. Er kann auf Vergangenes zurückblicken, sollte sich für alles gemeinsam Erreichte bedanken, und muss in die Zukunft schauen – mit etwas Hoffnung wäre nett, denn nicht umsonst ist das auf der ganzen Welt gefeierte „Lichterfest“, auch Weihnachten genannt, das ultimative Fest der Hoffnung. Zugegeben: Vor der ersten Auseinandersetzung mit dem Thema hätte ich wohl kaum geglaubt, wie komplex es sein kann, „Wir wünschen Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr“ auszudrücken.

Zunächst einmal gilt es bei der Planung, die einfache Botschaft so kompliziert und ausgefallen wie möglich zu denken. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Aber Vorsicht! Je kreativer und ausgefallener es wird, umso mehr Zeit muss auch für die Umsetzung eingeplant werden. Wer allerdings früh genug anfängt eine Idee zu entwickeln, hat alle Freiheiten und beste Voraussetzungen für einen rundum gelungenen Weihnachtsgruß. Wir bei PSM&W haben mit der Ideenfindung für den Weihnachtsgruß 2021 bereits im Oktober angefangen und konnten somit aus dem Vollen schöpfen. Herausgekommen ist eine persönliche E-Mail mit dem Link zu einer für jeden einzelnen Kontakt personalisierte Landingpage, auf der unsere Mitarbeiter:innen persönliche Grüße mitsamt Unterschrift hinterlegen konnten.

Die Idee war kreativ, persönlich, interaktiv, spannend – und vor allem digital. Denn besonders seit den Zeiten mobiler Arbeit erreicht man seine Kontakte wesentlich zuverlässiger per E-Mail.

Was auf dem Papier gut klang, galt es nun in den folgenden Wochen umzusetzen: Texte, Verteilerlisten, Landingpage, E-Mail und Programmierungen. Aber auch das kleinste Detail, wie die Frage, ob von „Weihnachten“ oder „Festtagen“ gesprochen wird, müssen bei der Umsetzung berücksichtigt werden.

Pro Tipp 1: „Weihnachten“ und „Festtage“ sind keine exakten Synonyme. Die „Festtage“ sind inklusiver anderen Religionen gegenüber. Je größer der Radius, in dem ihre Mail „reisen“ wird, desto wichtiger wird dieser Faktor.

Wo soll man da nur anfangen? Eigentlich eine simple Frage, die doch schnell komplex werden kann. Bevor man überhaupt festlegen kann, wie man die Texte und Ansprache und das Design gestaltet, muss zuerst geklärt sein, wen man überhaupt ansprechen möchte und ob man hierzu alle nötigen Informationen beisammenhat.

Pro Tipp 2: Ein volles Kontaktbuch wie unseres kann in der Pflege viel Zeit beanspruchen, dieser Aufwand lohnt sich aber immer.

Die Datenbank unserer Kundschaft mitsamt Freund:innen, (ehemaligen) Kolleginnen und Kollegen sowie Networking-Kontakten ist die Grundlage für unternehmerisches Fortkommen. Außerdem gilt es, in diesen „freien Tagen“ alle Betroffenen abzuholen und einen groben Fahrplan mit Kreation, Programmierung und Textern abzustimmen.

Pro Tipp 3: Glasklar kommunizieren, ab wann die Umsetzungsphase beginnt und wie die Deadlines lauten, denn nach diesem Startschuss sind grundlegende Konzeptänderungen tabu!

Während sich die Frage nach dem „Wer“ langsam klärt und die Verteilerliste Form annimmt, entsteht also weiter die Frage nach dem „Wie“. Die besondere Herausforderung ist in diesem Fall die genaue Abstimmung untereinander und die entsprechende Planung. Wichtig ist hierbei, zu wissen, welche Überschneidungen es gibt und welche Arbeitsschritte von anderen abhängig sind. Die Kreation kann beispielsweise noch nicht richtig arbeiten, wenn die Texte noch nicht final sind und die Programmierung nicht viel tun, wenn die Kreation noch nicht fertig ist, oder zumindest angefangen hat.

Pro Tipp 4: Jeder tut im Vorfeld, so viel er kann. Ab dann gilt die Grundregel: erst Text, dann Kreation und dann Programmierung.

Achso! Und dann sind da ja noch die einzelnen Unterpunkte wie Lektorat, Korrekturschleifen, Grafikentwicklung, Meinungsaustausch, Landingpage-Entwicklung, Backend bauen etc. … Wer also nach dem letzten Schritt der Programmierung den Text noch einmal grundlegend ändern möchte ist definitiv kein helfender Elf und wohl eher mit dem Grinch auf eine Stufe zu stellen.

Als unser Gruß nach zahlreichen Wochen fertig war, ging es an den Testversand. Wer nicht riskieren möchte, dass monatelange Arbeit doch noch im Spam Ordner landen, sollte diesen Schritt nicht auslassen und genug Zeit einplanen, um gegebenenfalls noch Änderungen vorzunehmen oder Probleme zu beheben.

Pro Tipp 5: Schrille Farben im Text sowie viele Sonderzeichen sind ein No-Go im Newsletter Marketing und die direkte Eintrittskarte in den Spam Ordner. Dies gilt gleichermaßen für die Betreffzeile. Hier gilt also: weniger ist mehr!

Nach diesem Schritt bleibt dann nur noch, das Knöpfchen zu drücken. Unser Gruß verließ leicht verspätet am 21. Dezember das Agenturpostfach und wurde erfolgreich zugestellt. Ganz ehrlich? Ein großartiges Gefühl! „PSM&W wünscht einfach frohe Weihnachten“ hieß die Headline – und das mit einem alles andere als einfachen Weihnachtsgruß. Aber es hatte sich gelohnt. Für uns und alle Beteiligten.

Das Projekt hat mich gelehrt, dass Weihnachtsgrüße weitaus mehr sein können als inhaltslose und unpersönliche Karten. Je mehr Zeit man bereit ist, für seine Kontakte aufzubringen, umso schöner, umfassender und ehrlicher kann man die Botschaft „Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr“ vermitteln. Mal schauen, was uns für 2022 so einfällt … denn nach Weihnachten ist bekanntlich vor Weihnachten!