Wie man mit Kontaktdaten datenschutzkonform umgeht

Die DSGVO ist eine echte Herausforderung für jedes Unternehmen – erst Recht für Kommunikationsprofis wie uns. Denn in der Medienarbeit pflegen wir jeden Tag umfangreiche Kontakte zu Journalisten, Influencern und anderen Multiplikatoren. Nur so gelingt es, unseren Kunden Gehör zu verschaffen und ihre Botschaften punktgenau zu den richtigen Kanälen zu lenken. Zahlreiche und gut gepflegte Kontaktdaten sind dafür das A und O.

Natürlich ist ein sorgfältiger und sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten schon immer unverzichtbar in unserem Business. Seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 gilt dieser Grundsatz umso mehr. Immerhin fanden sich auf vielen unserer Kontaktlisten Daten von weit über hundert Redakteuren – insgesamt kommt da schon eine gute vierstellige Anzahl zusammen. Dank der DSGVO stehen deren Namen, E-Mailadressen, Telefonnummern und so weiter zurecht unter einem noch größeren Schutz als zuvor. Doch wie bringt man ein bereits sehr hohes Schutzniveau auf einen noch höheren Level?

Datenschutz Hoch-ZWEI

So sehr sich unser bisheriger Umgang mit personenbezogenen Daten auch als sicher herausgestellt hatte – die DSGVO verlangte von uns, noch ein paar Extrascheiben draufzupacken.

Wir haben uns daher intern für eine Doppelstrategie beim Datenschutz entschieden:

  1. Datenschutz dank Datenverzicht
  2. Datenschutz dank DSGVO-konformer Plattform

Erstens erfüllt man die DSGVO deutlich besser mit wenigen statt mit vielen Daten. Denn je größer der Datenberg ist, desto eher begibt man sich in die Gefahr, dass personenbezogene Daten verlorengehen oder man schlicht die Übersicht verliert. Deshalb verwenden wir auch nur die Kontaktdaten, die absolut notwendig sind – einerseits, um die Daten unserer Kontakte bestmöglich zu schützen, und andererseits um unsere Arbeit auch weiterhin im besten Sinne des Kunden zu erfüllen. Gleichzeitig vermeiden wir es, Daten physisch oder digital zu erheben und zu speichern. Die wenigen Daten, die wir vorhalten, landen auf einem mehrfach abgesicherten Server. Der steht nicht nur geschützt hinter verschlossenen Türen – auch die Daten sind hinter einem digitalen Schlüssel verborgen. Ganz zu schweigen davon, dass ohne Passwort sowieso niemand auf einen Rechner zugreifen kann.  

Zweitens nutzen wir die DSGVO-konforme Cloud-Plattform eines weltweit anerkannten Drittanbieters, von der wir unsere Kontaktdaten beziehen. Das hat gleich mehrere Vorteile:

  • Die Daten befinden sich auf modernsten Rechenzentren, deren Systeme dank spezialisierter Security-Teams und regelmäßiger sowie umfangreicher Audits höchste Sicherheitsstandards erfüllen.
  • Der Betreiber steht mit den Redakteuren in direktem Kontakt und kann dadurch versichern, dass die vorgehaltenen personenbezogenen Daten zur Kontaktaufnahme verwendet werden dürfen.
  • Die Daten werden regelmäßig überprüft und, wenn nötig, aktualisiert.

So stellen wir sicher, dass etwa für Presseinformationen oder Einladungen zu Events stets DSGVO-konforme Kontaktlisten zum Einsatz kommen.